MALANGVOICE– Sebagai jabatan fungsional, arsiparis dituntut memiliki keterampilan khusus guna meningkatkan penyelenggaraan kearsipan.
Seorang arsiparis perlu memiliki kapabilitas dalam tata kelola arsip sebagai bukti, memori historis serta sumber informasi segudang fungsi. Sehingga mereka berperan vital untuk mengkurasi data-data penting.
Namun sayangnya, tenaga arsiparis di lingkungan Pemkot Batu masih minim. Hal itu diungkapkan Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Kota Batu, Cicilia Triwinarti. Menurutnya, pemenuhan tenaga arsiparis berkorelasi dengan upaya perlindungan dan penyelematan data-data vital yang akan ditampung di Depo Arsip Kota Batu.
Dia menyampaikan saat ini jumlah arsiparis di Pemkot Batu yakni 25 orang. Kondisi itu menjadikan setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) belum semua memiliki arsiparis. Sebagai informasi, di lingkungan Pemkot Batu terdapat lebih dari 38 OPD.
“Sebetulnya kita masih (kekurangan), karena kita tersebar di masing-masing OPD, kita tersebar dan masih banyak OPD yang belum ada arsiparisnya,” kata Cicilia.
Baca juga:
Narasumber Cerita Sekte Pemuja Setan Penuhi Panggilan Polresta Malang Kota
Wahyu Kenzo dan Terdakwa Lain Kasus Robot Trading ATG Jalani Sidang Vonis
Promosikan Judi Online di Medsos, Dua Wanita di Kota Batu Mendekam di Balik Jeruji
Festival Kampung Sakura, Desa Sidomulyo Bersolek ala Negeri Matahari Terbit
Polresta Malang Kota Ultimatum 3 Petinggi BEM, Beri Waktu Klarifikasi dan Permohonan Maaf 1×24 Jam
Dia juga menyampaikan, sebenarnya terdapat tambahan arsiparis di Pemkot Batu dari rekrutmen PPPK, dan diharapkan bisa mengisi kekurangan yang ada pada tahun 2024 ini. Namun, tenaga PPPK tersebut masih menunggu Surat Keputusan (SK) pengangkatan.
“Dan ini ada dari PPPK, yang sudah lolos ujiannya tapi masih menunggu surat keputusan diangkatnya,” katanya.
Baca juga:
Depo Arsip, Muara Sumber Pengetahuan Penting Kota Batu
Pengelolaan Arsip Berperan Penting dalam Merumuskan Kebijakan Daerah
Demi Kemudahan Pendataan, Pemkot Kota Batu Lantik Jabatan Arsiparis
Sutiaji Ingatkan Pentingnya Pengamanan Arsip Vital Perangkat Daerah
Dinas Perpustakaan Umum Kota Malang Siapkan Pengarsipan Sistem Online
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Batu, Santi Restuningsasi menuturkan, pada 2017 lalu gedung Depo Arsip luasnya sekitar 400 meter persegi. Difungsikan untuk menyimpan arsip inaktif dan statis, baik konvensional maupun media baru. Serta digunakan untuk ruang pengolahan dan layanan arsip.
Kala itu kapasitas penyimpanan arsip inaktif mencapai 40 persen. Arsip inaktif meliputi 835.762 berkas arsip tekstual dan 56 berkas arsip kartografi. Arsip inaktif itu diperoleh dari hasil pemindahan arsip di 16 OPD. Sementara, kapasitas ruang penyimpanan arsip statis mencapai 50 persen.
Arsip statis tersebut terdiri dari 167.280 berkas arsip tekstual, 5.617 lembar arsip foto, 112 berkas arsip kartografi, 568 keping arsip mini divi dan 2 video arsip sejarah wawancara lisan. Arsip statis itu didapat dari 18 OPD, 2 organisasi politik, 2 ormas, 1 perusahaan swasta dan 2 perorangan.
“Baru 16 dari 38 OPD yang menempatkan arsip inaktif di Depo Arsip. Lalu 18 OPD yang menempatkan arsip statis. Arsip-arsip yang akan ditempatkan di Depo Arsip, sebelumnya harus diolah dulu. Serta dipindai juga untuk alih digital,” terang Santi.
Santi menyampaikan perlu suatu upaya membangun kesadaran pada aspek pengelolaan, perlindungan dan penyelematan arsip. Apalagi dalam perjalanannya Kota Batu menunjukkan perkembangan yang cukup signifikan. Maka harus disertai pula dengan pembenahan tata kelola melalui peningkatan kapasitas sumber daya kearsipan agar daya tampungnya lebih memadai. Sehingga terdapat urgensi untuk memperluas Depo Arsip yang kini luasan gedung setinggi dua lantai menjadi 780 meter persegi. Anggaran yang dikucurkan senilai Rp3,8 miliar bersumber dari APBD 2023.
“Ini langkah Disperpusip untuk berbenah mengejar ketertinggalan guna meningkatkan layanan kearsipan. Kami bersyukur pada 2023 naik peringkat ketiga dengan skor 94,62 kategori AA (sangat memuaskan) dan peringkat 1 Jatim untuk penilain pengawasan kearsipan,” ujar dia
Ditargetkan pada tahun 2024, seluruh OPD di Pemkot Batu dapat memasukkan arsip-arsipnya ke Depo Arsip.
“Karena sebelum masuk, kita entry, scan dokumennya untuk digitalisasi. Ingin saya setiap SKPD bisa dimasukkan ke roll pack sendiri-sendiri. Targetnya 2024 semua SKPD bisa terakomodir untuk kearsipan ini, ini terus kami sosialisasikan,” katanya.(der)
