MALANGVOICE – Pemkot Malang menyeriusi pengaman arsip-arsip vital pemerintahan, khususnya setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Ini diwujudkan dengan menggelar sosialisasi bertajuk Penyelamatan Arsip Vital OPD Tahun 2020 di Ruang Pinus Hotel Savana Malang, Selasa (18/2).
Melalui Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman serta pemantapan kepada ASN Pemerintah Kota Malang terhadap pentingnya penyelamatan arsip vital di masing-masing Perangkat Daerah.
Wali Kota Malang Sutiaji dalam pengarahannya, mengatakan bahwa arsip vital sebagai informasi yang terekam, baik dalam bentuk media kertas maupun non-kertas sangat penting sekali (essential) keberadaannya. Terutama untuk kelangsungan hidup organisasi. Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak.
“Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip,” jelasnya.
Kelemahannya, lanjut dia, adalah kurang tertibnya administrasi di masing-masing OPD. Dicontohkannya, surat menyurat yang masuk ke OPD seringkali tidak tersimpan dan sulit di lacak keberadaannya. Sehingga jika suatu saat dibutuhkan maka akan sulit dicari.
“Hal itu akan sangat menyusahkan kita, utamanya dalam rangka melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Untuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini,” tegas Sutiaji.
Perlu diketahui, upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga atau binatang, pengerat atau asam, dan kelembaban yang berlebihan.
Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, Suwarjana menjelaskan, perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram secara sistematis. Mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Selain memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada perangkat daerah terkait penyelamatan arsip vital organisasi perangkat daerah, kegiatan ini digelar juga sebagai daya dorong bagi perangkat daerah untuk berupaya meningkatkan dan menyempurnakan sistem kearsipan serta perhatian yang maksimal.
“Agar keberadaan arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya seperti berdaya guna dan berhasil guna,” tutup Suwarjana.(Der/Aka)