8 Tips yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Software Akuntansi

Accounting. (Freepik)

MALANGVOICE – Menerapkan software accounting di perusahaan memang tidak mudah. Software accounting memang sangat membantu kinerja agar lebih baik.

Namun, ada beberapa penyebab dan tips yang bisa Anda ikuti agar tidak salah.

DIjelaskan Jurnal.id pada halaman software akuntansi di situsnya www.jurnal.id, software ini pada umumnya didesain untuk fungsi-fungsi yang terspesialisasi, sehingga karyawan bisa saling mengontrol pekerjaan satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hambatan yang ada, di bawah ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum software akuntansi diaplikasikan. Langkah-langkah tersebut antara lain :

Susun struktur organisasi

Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga aplikasi software nantinya benar-benar membantu keefektifan pekerjaan karyawan. Selain itu kalau software akuntansi yang dibeli itu berdasarkan lisensi, maka struktur organisasi yang dibuat dapat membantu bagian mana yang membutuhkan lisensi.

Karena percuma memberikan lisensi di komputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan software. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

Susun Job description

Menyusun Job description adalah salah satu cara mengkhususkan pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (over lapping) sehingga memudahkan trainer software accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

Susun SOP (Standard operasional prosedur)

Susun standar operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan.

Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

Identifikasi hak akses

Lakukan identifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi software accounting selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminimalisir.

Preparing data sebelum software akuntansi diinstal di komputer

Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copi paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi software menjadi mudah.

Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke software yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di software yang tentu saja masih kurang lancar dimasa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi software gagal di perusahaan.

Instal program di komputer

Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer software accounting sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal software. Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan software yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dalam rangka menaikan profit.

Lakukan training berdasarkan job desc dan hak akses

Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job desc karyawan baik yang hanya bagian input, otorisasi maupun yang membaca laporan. Kalau sudah diatur mulai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan aplikasi software akan dijamin bisa terlaksana dengan baik.

Lakukan evaluasi input data dari laporan

Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan (jika ada) dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Langkah-langkah tersebut diatas apabila dilakukan dengan baik maka perusahaan akan berhasil dalam mengaplikasikan software akuntansi-nya.(der)